Notta와 클로바노트 회의록 정리 선택 기준 및 실무 적용 가이드

작업 전 준비물과 적용할 수 없는 조건

Notta와 클로바노트를 활용해 회의록을 자동 정리를 진행하기 전 필수 준비물과 계정 권한 정책을 점검해야 합니다. 입력 파일의 용량 및 요금제별 변환 시간 제한 조건을 미리 확인하지 않으면 전사 작업이 중간에 중단될 수 있습니다. 대화 주체 구분과 보안 승인 여부에 따라 적용할 수 있는 도구가 달라집니다.

조직 계정으로 로그인한 경우에는 관리자 콘솔에서 외부 AI 서비스로의 음성 데이터 전송 허용 정책을 먼저 확인합니다. 사내 보안 정책상 외부 클라우드 전송이 금지된 기업 내부 회의라면 두 도구 모두 직접 도입이 불가하므로 보안 검토 승인을 거쳐야 합니다.

준비물·장비 선택 기준은 오디오 품질을 결정하는 핵심 요소입니다. 별도의 고가 장비가 없어도 기본 녹음이 가능하지만, 다자간 회의 시 음성 분리 정확도를 높이려면 단방향 지향성 마이크나 USB 콘덴서 마이크를 사용하는 것이 좋습니다. 무선 이어폰 사용 시 신호 간섭으로 주파수가 왜곡되면 스피커 식별 성능이 저하되므로 유선 연결 환경을 권장합니다.

복사 가능한 실제 입력 예시 또는 검수표

AI가 생성한 회의록 텍스트를 검수할 때 원본 음성과 대조할 기준표가 필요합니다. 전사본을 원본 텍스트로 보관하고, 아래 검수 항목에 따라 사내 보고용 최종 회의록 형태로 편집합니다.

• 발언자 식별 검수: 화자1, 화자2로 표시된 항목을 실제 참석자 이름과 직책으로 일과 수정했는지 확인합니다.
• 핵심 결정 사항 추출: AI 요약문에서 결정된 안건(Decision)과 미결 안건이 구별되어 표기되었는지 점검합니다.
• 실행 과제(Action Item) 명시: 담당자와 완료 기한이 명확히 추출되었는지 대조합니다.
• 수치 및 고유명사 검증: 제품명, 계약 금액, 날짜, 전문 용어 오변환 여부를 원본 오디오 타임스탬프 구간에서 확인합니다.

전사 정확도를 올리기 위해 Notta 설정 메뉴의 'Custom Vocabulary' 입력창에 사내 프로젝트명, 전용 용어, 참석자 이름을 미리 등록해 두면 텍스트 변환 오류를 줄일 수 있습니다.

메뉴·파일·입력·확인 상태가 포함된 5단계 이상 실행 절차

Notta 또는 클로바노트를 활용하여 온라인 회의 및 오디오 파일로부터 회의록을 생성하고 정리하는 표준 실행 절차는 다음과 같습니다.

1. 계정 로그인 및 언어 설정: Notta 웹 대시보드(notta.ai/en)에 접속하여 로그인한 후, 좌측 하단 'Settings' 메뉴에서 음성 인식 기본 언어를 'Korean' 또는 'English'로 지정합니다.
2. 회의 입력 방식 선택: 실시간 화상회의는 대시보드 우측 상단 'Transcribe Web Meeting' 버튼을 누르고 Zoom, Google Meet, Teams 회의 초댓장 URL을 입력하여 Notta Bot을 참여시킵니다. 오디오 파일인 경우 'Import Files' 버튼을 클릭하여 MP3, WAV, M4A 형식의 파일을 드래그 앤 드롭합니다.
3. 실시간 녹음 및 화자 구분 확인: 회의가 시작되면 화면 중앙의 파형과 함께 실시간 전사가 진행되는지 확인합니다. 발언자가 변경될 때 녹음 화면의 'Speaker 1', 'Speaker 2' 태그가 정상적으로 구분되어 생성되는지 실시간으로 모니터링합니다.
4. AI 요약 템플릿 적용: 전사가 완료된 오디오 항목을 클릭하여 상세 페이지로 이동한 뒤, 우측 'AI Summary' 탭을 선택하고 30여 개 템플릿 중 'Meeting' 또는 'Action Items' 템플릿을 적용하여 10초 내 요약본을 생성합니다.
5. 결과 검수 및 외부 내보내기: 생성된 텍스트와 요약문의 오류를 수정하고, 상단 'Export' 메뉴를 눌러 TXT, DOCX, PDF 파일로 다운로드하거나 'Notion Share' 및 'Slack' 연동 버튼을 눌러 조직 채널로 자동 전송합니다.

파일 업로드 방식으로 진행 시 파일당 크기 제한과 무료 사용자의 대화당 3분 제한 조건을 사전 체크하여 작업 중간 끊김 현상을 방지합니다.

결과를 판정하는 검수 기준

회의록 자동 작성이 성공적으로 완료되었는지 판정하려면 세 가지 최종 결과 상태를 확인해야 합니다. 첫째, 오디오 타임스탬프와 전사 텍스트의 싱크가 맞아서 텍스트 클릭 시 해당 구간 음성이 즉시 재생되어야 합니다.

둘째, AI Summary 결과창에 전체 회의 요약, 핵심 의제, 실행 과제(Action Items)가 구체적인 항목으로 분리되어 표시되어야 합니다. 실행 과제에 담당자와 마감일이 비어 있다면 AI 챗(Notta Brain) 입력창에 '담당자별 할 일 목록을 표 형태로 작성해 줘'라고 추가 프롬프트를 입력하여 보완합니다.

셋째, 외부 공유 및 보안 상태를 검증합니다. 비회원 공유 링크 생성 시 암호 설정(Share with password)이 적용되었는지 확인하고, 내부 데이터 보관 정책에 따라 필요 없는 원본 음성 파일의 삭제 조치를 완료합니다.

실패 원인 확인과 다른 메뉴·도구·관리자 경로

웹 회의 봇이 접속하지 않거나 전사 진행이 0%에서 멈추는 오류가 발생하면 가장 먼저 대기실 승인 여부를 확인합니다. 화상회의 호스트가 Notta Bot의 입장을 승인하지 않으면 녹음 및 전사가 실행되지 않습니다. 호스트 설정에서 '참가자 봇 입장 허용' 옵션을 활성화해야 합니다.

브라우저 탭 녹음 시 소리가 들어가지 않는 현상은 Chrome 확장 프로그램의 권한 설정 문제입니다. Chrome 브라우저의 '설정 > 개인정보 및 보안 > 사이트 설정 > 마이크' 경로로 이동하여 Notta 확장 프로그램의 마이크 접근 권한이 '허용' 상태인지 점검합니다.

무료 플랜 제한으로 인해 3분 이상 변환이 중단된 경우에는 상단 프로필 메뉴의 'Upgrade Plan'을 통해 Pro 또는 Business 요금제로 전환합니다. 사내 인프라 내 온프레미스 처리가 필요한 기업 환경이거나 보안 규정으로 외부 AI 봇 사용이 통제된 경우에는 사내 IT 관리자에게 문의하여 Enterprise 전용 통합 승인을 요청하거나 내부 인하우스 음성 인식 솔루션으로 전환합니다.